El proyecto de Mesa de Entradas comienza a gestarse en el año 2016 desde la Secretaría General de esta Universidad, como producto final de la gestión integral de las oficinas de las Mesas de Entradas que forman parte de la estructura de la UNL.
En este sentido, se trabajó en pos de registrar los trámites administrativos en expedientes únicos y comunes a todas las Unidades Académicas como al Rectorado de esta Universidad, logrando con ello la trazabilidad del expediente, esto es el registro de su ciclo de vida en el flujo de circulación del mismo en la tramitación de este hasta su archivo.

Definiciones iniciales:

Para el desarrollo de este nuevo Sistema de Mesa de Entradas se procedió al análisis de lo trabajado y relevado por la Comisión de Calidad y, de este modo, proceder al rediseño y refuncionalización de los algunos procesos que se desarrollan al interior de cada Mesa de Entradas.
A partir de este trabajo, surgen los siguientes conceptos a tener en cuenta y con los que trabaja el nuevo Sistema, a saber:

De la Gestión de Organismos, Dependencias y Conceptos:
Siguiendo con el planteo inicial del rediseño y arquitectura de los procesos que se gestionan a través de las Mesas de Entradas, se trabajó en la actualización y unificación de estas conceptualizaciones:

Organismos: Estos son los que determinan el Origen del Expediente, este valor indica en el sistema “De donde proviene el expediente o quien lo origina”. A partir de el nuevo sistema, un expediente puede contar con múltiples orígenes y estos pueden ser:

  • Organismos Internos: Se refieren a la estructura interna (oficinas) de la UA en particular y de la Universidad en general.
  • Instituciones Externas: Estas son aquellos Organismos Públicos o Privados que son externos a la UNL.
  • Personas: Estos refieren a orígenes de particulares, ciudadanos en general que no tienen relación con la Universidad.
  • Dependencias: Estas refieren a los Organismos que se encuentran habilitados para trabajar con la gestión de Pases del sistema, este valor indica en el sistema “Hacia donde se envía o se pasa el expediente”. Entonces, en otras palabras, son las oficinas (incluyendo las Mesas de Entradas) de la estructura de la UNL. Asimismo, las dependencias se pueden clasificar en:
    • Internos: Organismos de la estructura interna de las UUAA en particular y de la Universidad en general.
    • Archivos: Estos son dependencias u oficinas con particularidades operativas en el Sistema de Mesa de Entradas.
    • Instituciones Externas: En el sistema se ha trabajado y desarrollado la funcionalidad de indicar en la historia del expediente su pase a una Institución Externa, esto es una institución que no tenga relación directa con la UNL o bien que no pertenezca a la estructura orgánica de la Universidad, como puede ser el caso de pase a instituciones gremiales (ADUL – APUL), Juzgados, Centros de Estudiantes,…, entre otros.
  • Conceptos: Estos detallan una serie de “Denominaciones” agrupadas genéricamente para caracterizar los trámites que se inician en la creación/alta de cada expediente. Estos conceptos han sido trabajados en comisión por los usuarios de las Mesas de Entradas y definen el “De que trata el expediente o la tramitación que se inicia”.

De la Funcionalidad:

  • Expedientes Propios: Es el listado de todos los expedientes que físicamente se encuentran en mi Mesa de Entradas u Oficina. Esto es, son los expedientes que tengo a la vista en formato papel y que los cuales hemos recibido por sistema.
  • Expedientes Pendientes de Recepción: Son aquellos expedientes los cuales debo registrar físicamente su recepción para que pasen a formar parte de mis Expedientes Propios. Estos expedientes han sido remitidos a mi Mesa de Entradas desde otras Mesas de Entradas o bien, desde oficinas de mi propia estructura. En el caso de las Oficinas, las mismas sólo recepcionan expedientes desde su propia Mesa de Entradas o de otras oficinas de su propia estructura.
  • Expedientes Enviados:  Los expedientes enviados son aquellos expedientes que físicamente han salido de mi Mesa de Entrada u Oficina y que aún no han sido Recepcionados por la Mesa de Entradas u Oficina destinataria. Recordemos que, los expedientes se mueven entre Unidades Académicas o Rectorado a través de sus Mesas de Entradas y, el movimiento interno entre oficinas de la misma estructura no requiere el pase obligatorio por su propia Mesa de Entradas. Asimismo, se ha contemplado la funcionalidad en el sistema que, un expediente mal pasado – por error en la carga del organismo destino –  siempre y cuando no haya sido recepcionado por sistema, el mismo pase se puede anular por el(los) usuario(s) que han realizado el pase erróneo.
  • Expedientes Asociados a: Los “expedientes asociados a” son aquellos que, mediante acto administrativo correspondiente, se requiere que la Mesa Entradas actuante lo asocie a un expediente que ya se encuentre en tramitación e incluso que se encuentre archivado.  En el sistema la asociación de expedientes se hace en orden ascendente, esto es, desde la opción de edición del expediente a asociar a – expediente “Hijo”– se busca al expediente “Padre”. Lo que genera la asociación de expedientes es la unificación de la tramitación de expedientes de similar o idéntica naturaleza.
  • Expedientes Acumulados a: Los “expedientes acumulados a” son aquellos que, mediante acto administrativo correspondiente, se requiere que la Mesa Entradas actuante lo acumule a un expediente que ya se encuentre en tramitación.  En el sistema la acumulación de expedientes se hace en orden ascendente, esto es, desde la opción de edición del expediente a acumular a – expediente “Hijo”– se busca al expediente “Padre”. Lo que genera la acumulación de expedientes es la prosecución del trámite del expediente por la vía de trámite del expediente Padre.
  • Pases a Oficinas de la propia estructura o a otras Mesas de Entradas: La sistematización de pases dentro de la gestión del Sistema de Mesa de Entradas, se pensó en función que estos pases se registren entre la Mesa de Entradas y su propia estructura interna de oficinas. Como también entre las Mesas de Entradas de todas las Unidades Académicas y Rectorado.
    Caso de ejemplo: si una oficina de la estructura interna de Rectorado – caso Intendencia – debe realizar un pase a una oficina de la estructura interna FHUC – caso Bedelía- , primero, la oficina remitente “Intendencia – Rectorado” debe pasar el(los) expediente(s) a la Mesa de Entradas de Rectorado y luego, la ME de Rectorado lo(s) pasa a la ME de FHUC. Desde la efectiva recepción del(de los) expediente(s) en la ME de FHUC, esta lo(s) pasa para tramitación a la oficina destino que corresponda en su propia estructura interna, en nuestro caso de ejemplo sería “Bedelía – FHUC”.
  • Pases a Archivo: La gestión de los archivos se ha pensado y diseñado desde reflejar el proceso propio de las tareas y acciones del archivado. Por ello, cuando, vía acto administrativo en el propio expediente se indica, por el funcionario u órgano superior, la acción de “Archivar”, la Mesa de Entradas correspondiente debe proceder a realizar el Pase a la Oficina de Archivo Respectivo. Cabe destacar que, únicamente las Mesas de Entradas pueden realizar el pase a la oficina declarada en el sistema como Archivo.
    Expediente Archivado: El (los) agentes que cumplan funciones de archiveros, son quienes pueden recepcionar los pases de expedientes a Archivo que les envía su propia Mesa de Entradas. Una vez que recepciona el(los) expediente(s) a Archivar, es este usuario quien deben ejecutar y efectivizar la Acción de Archivar, con la consiguiente acción que cambia el estado de tramitación del (de los) expediente(s) al estado “Archivado”.