– Las *solicitudes* de *cajas chicas* se envían directamente a la *DGA*
– Las *solicitudes* de *adelantos a responsables* se envían a SGAP
PROCEDIMIENTO
Una vez realizado el pago al responsable, el expediente se devuelve a la oficina de origen para su conservación hasta tanto se realice la rendición, que debe elevarse en el mismo expediente de creación.
1. El responsable preparará la rendición en un único archivo pdf con los documentos obtenidos desde Jano firmados de manera ológrafa y posteriormente digitalizado más todos los comprobantes que conforman la rendición (no es necesario que estén conformados) en el orden que aparecen en el relacionado de gastos.
2. El responsable envía por correo electrónico la rendición al área administrativa de la dependencia que administra los fondos.
3. El personal administrativo controla el archivo (al menos, en cuanto a la integridad y el orden de los comprobantes)
4. Con posterioridad al control, ingresa al espacio de trabajo del expediente por el cual se hizo la solicitud de los fondos, carga ese único archivo pdf como un “Documentos Varios” y conforma el documento.
5. Luego, la autoridad de la dependencia deberá intervenir con su firma digital para autorizar dicha rendición indicando el siguiente texto sugerido: Déjese constancia que la totalidad de los gastos que integran las presente rendición de gastos son autorizados por el suscripto.
- Las rendiciones de caja chica y adelantos a responsables se envían a DGA-Dirección de Rendición de Cuentas excepto en caso de que exista una devolución con pedido de extracción de la tarjeta precargada, que se deberá enviar a Tesorería.
- Las devoluciones en efectivo se realizan por medio de Tesorería presentando la nota de rendición obtenida desde el sistema Jano (o nota de Reingreso de Fondos a Presupuesto en caso que sea previo al momento de la rendición) y el recibo se anexa al expediente. En este caso, al momento de la rendición, el expediente se envía a DGA-Dirección de Rendición de Cuentas
En virtud del artículo 3 de la Resolución 4170/22, los plazos para realizar las rendiciones son los siguientes:
– El plazo máximo de rendición para los adelantos de fondos otorgados en el marco de convocatorias de proyectos, no podrá exceder los tres (3) meses desde el otorgamiento de los fondos. Cumplido este plazo, si existen fondos sin ejecutar deberán ser devueltos.
– El plazo máximo de rendición para el resto de los adelantos de fondos, será el 31 de diciembre del año de otorgamiento. Cumplido este plazo, si existen fondos sin ejecutar deberán ser devueltos.
– En los fondos que prevean un régimen propio, el monto de cada comprobante a rendir en adelantos a responsables y el plazo de rendición será el que prevea la norma específica.
En el sistema JANO, puede visualizarse la fecha máxima de rendición de cada AR o CC solicitado/recibido.
DEVOLUCIONES
En caso que existan fondos no ejecutados al momento de la rendición, la devolución se deberá cargar desde la pantalla “Comprobantes”, existiendo un botón a tal efecto al final del listado de comprobantes. Los datos de la devolución se cargarán en la misma nota de elevación que se genera al momento de la rendición.
Para realizar la devolución, se deberá realizar una transferencia bancaria incorporando el comprobante en el expediente de la rendición.
Datos de la cuenta:
CC en $ 191-340-021947/2
CBU 19103406-55034002194728
En caso que existan fondos no ejecutados al momento de la rendición, la devolución se deberá cargar desde la pantalla “Comprobantes”, existiendo un botón a tal efecto al final del listado de comprobantes. Los datos de la devolución se cargarán en la misma
nota de elevación que se genera al momento de la rendición.
Si se solicita extracción de los fondos desde la tarjeta precargada, deberá asegurarse que se cuente con saldo disponible adjuntando al expediente la consulta de saldos de la tarjeta precargada
En el Sistema Jano, dentro de los botones de “Acciones” disponibles para cada AR o CC, existe una opción llamada “Reingreso de Fondos a Presupuesto”.
Se deberán completar los datos solicitados y el pdf obtenido incorporarlo en el expediente de la solicitud. En caso de depositar el dinero en Tesorería, este documento deberá ser presentado al momento de ingresar el dinero y el recibo que se obtenga se deberá incorporar en el expediente.
PROCEDIMIENTO
Adelantos y cajas chicas solicitadas y *pagados* deben conectar con Pilagá correctamente, es decir, debe aparecer un número de cargo y fecha.
Si aparece una leyenda en rojo *Esperando conexión con SIU Pilagá*, no será posible poder cerrar el adelanto.
En los casos que siga apareciendo esta leyenda, envíen a jano@rectorado.unl.edu.ar todos los datos para poder identificarlo (número de expediente, número de caja chica/adelanto y desde qué Jano se tramitó)
El uso de los adelantos a responsables está únicamente reservado para los casos que se enumeran a continuación:
– fondos SAT-SET
– CAID, proyectos de extensión y otros proyectos a cargo de docentes.
– proyectos financiados por organismos externos: SPU, Agencia y otros organismos provinciales, nacionales e internacionales.
El resto de las solicitudes se deberán canalizar mediante el uso de Caja Chicas.
Las solicitudes para gastos de funcionamiento deberán canalizarse mediante el uso de Caja Chicas.
NORMATIVA
La normativa aplicable es la siguiente:
VALORES
El valores máximos por comprobante actualmente es de hasta 8 módulos. Ver valor del módulo vigente aqui
No, tanto Adelantos a responsables como cajas chicas no tienen importe máximo. En el caso de Cajas chicas, cuando superen los 30 módulos el Rector es quien autoriza su otorgamiento. Ver valor del módulo vigente aqui
COMPROBANTES
Los comprobantes deben tener como condición de venta “Contado” y se considerarán cancelados. Si excepcionalmente la condición de venta es “Cuenta Corriente” se deberá acompañar en la rendición el correspondiente recibo de pago. Por otro lado, si excepcionalmente la condición de venta es “Otra” o si la factura no posee condición de venta, deberá surgir de la información del comprobante el medio de pago utilizado por el cual se cancela el comprobante o en su defecto, acompañar en la rendición copia del cupón y/o movimiento bancario correspondiente al pago.
Los gastos que se rindan deben solventarse con los fondos que la Universidad ha puesto a disposición de los responsables en sus tarjetas precargadas institucionales. El uso de otros medios de pago, como aplicaciones, billeteras virtuales o tarjetas de débito personales serán admitidos excepcionalmente, cuando no fuera posible utilizar la tarjeta precargada, siempre que no ocasione un perjuicio económico para la Institución y bajo la responsabilidad del usuario.
No se admitirán comprobantes que fueran pagados con tarjetas de crédito personales.
Si excepcionalmente el gasto tiene que abonarse con tarjeta de crédito personal por no encontrarse disponible otro medio de pago, el gasto deberá ser abonado en un pago y acompañarse en la rendición extracto de la tarjeta donde conste el gasto efectuado.
Los comprobantes deberán emitirse indefectiblemente a nombre de la Universidad Nacional del Litoral. No deben incluirse en la rendición comprobantes emitidos a “consumidor final”. En caso de presentarse, los mismos serán devueltos al receptor de los fondos y será considerado como no rendido.