Este es el Recurso Didáctico en Línea correspondiente al Curso de Articulación Disciplinar Introducción a la Contabilidad. Aquí encontrarán el material necesario para recorrer el curso, los textos que trabajarán en las instancias de tutoría y todo lo necesario para que puedan desarrollar su visión de las áreas de conocimiento implicadas.
Los contenidos que aquí se organizan les serán de utilidad para el estudio de los temas de las clases y el desarrollo autónomo de sus aprendizajes.
Introducción a la contabilidad
Contextualización de la Contabilidad en la historia
La Contabilidad es una disciplina muy antigua que surgió como una necesidad de llevar cuenta de la gran cantidad de operaciones comerciales que se comenzaban a desarrollar en la Venecia del Renacimiento, ciudad que es a la vez cuna del Derecho Comercial y del Derecho Concursal. Estamos hablando del año 1494, en el que aparece la primera obra escrita en la que se hace referencia a conceptos contables, muchos de los cuales se mantienen vigentes aún en la actualidad.
Pero si retrocediéramos aún más en el tiempo, podríamos afirmar que cuando un hombre primitivo hacía dibujos con un cincel en la roca de una caverna para contar el ganado que poseía, estaba llevando de algún modo cierta forma de registros contables.
También por citar otro ejemplo, cuando los quechuas hacían nudos en sogas, estaban llevando cuenta de sus hechos económicos. Esto quiere decir que la contabilidad aparece en el escenario histórico de las diferentes comunidades como la solución a una verdadera necesidad de registrar el patrimonio y su evolución a través de los tiempos.
La disciplina contable, cuyo origen es anterior aún a la aparición de la Economía como ciencia (1776) y de la Administración (revolución industrial siglo XIX) resulta ser una herramienta indispensable para los análisis y estudios que realizan estas dos ciencias.
La contabilidad tiene un lenguaje especial y una forma particular de expresar la información al igual que todas las disciplinas.
Muchas veces decimos que los profesionales que elaboramos informes contables cumplimos una función social similar a la de los periodistas. Si quisiéramos hacer una comparación fiel, sería con los periodistas gráficos, porque nuestros informes por lo general son escritos. Los contadores brindamos información acerca de lo que ocurre en las distintas organizaciones públicas y privadas. Pero al igual que existen los periodistas especializados (en espectáculos, sucesos policiales, política, economía, internacionales, etc.), la contabilidad no brinda toda la información de lo que ocurre en las organizaciones, sino solo lo hace respecto de su patrimonio en diferentes momentos y la evolución que va teniendo el mismo durante un período, a lo que comúnmente denominamos resultado del ejercicio.
Nuestro objetivo para este curso será que puedas elaborar tu primer informe contable de manera sencilla y simplificada. Intentaremos que logres manejar el lenguaje contable pudiendo leerlo, procesarlo e interpretarlo y a la vez que puedas desarrollar habilidades y capacidades que te permitan emitir juicios críticos acerca de la situación actual de una organización y de las perspectivas que la información contable nos permite inferir a futuro. Así, de este modo podrás apreciar la importancia que tiene el conocimiento de la disciplina contable para cualquiera de las carreras que elijas en un futuro, licenciado en Economía, licenciado en administración, contador público nacional o licenciado en administración de la salud.
Capítulos del curso
Organizamos el material de estudio en siete capítulos, los cuales podés descargar de las pestañas siguientes y remitirte a ellos en su versión digital.
Contabilidad, empresa y patrimonio
En este capítulo vas a conocer el origen histórico de la disciplina contable.
También vas a enterarte de un viejo problema de la contabilidad al que los investigadores todavía no le hemos encontrado una solución única. Para intentar ayudarnos podrías acudir a los conocimientos que adquiriste en ciencia, arte y conocimiento.
Hace muchos siglos que nos preguntamos cuál es el lugar de la contabilidad en el campo del conocimiento. Algunos estudiosos sostienen que es una ciencia social. Otro grupo afirma que se trata de una técnica. Algunos más trasgresores han llegado a calificarla como un arte. Y pocos trabajos más recientes nos dicen que se trata de una tecnología. Como nos hemos cansado de discutir, se ha abandonado esta “lucha” por el momento, dedicándonos a cuestiones más inmediatas como por ejemplo intentar solucionar el problema de reflejar la información contable en un contexto inflacionario, tema del que habrás escuchado hablar por ahí, entre otros. Es por ello que vas a observar que cuando nos referimos a la contabilidad hablamos, sin tomar partido por una postura u otra, de la “disciplina contable”, para evitar caer en peleas ideológicas. Te invitamos a que opines al respecto.
A continuación te orientaremos de qué trata el capítulo utilizando algunas preguntas a las que contestaremos con palabras clave y así darte pistas de lo que aprenderás luego leyéndolo.
→ ¿Cuál es el ámbito de actuación de la contabilidad? Organizaciones públicas y privadas, con y sin fines de lucro.
→ ¿Qué objetivos persigue? Brindar información útil para la toma de decisiones y el control respecto del patrimonio.
→ ¿Quiénes son sus destinatarios? Usuarios internos y externos relacionados con dichas organizaciones.
→ ¿Cómo se estudia el patrimonio? Desagregándolo en sus componentes Activos, pasivos y patrimonio neto.
Luego de conocer los elementos patrimoniales cerraremos este capítulo con la creación de la fórmula matemática denominada Igualdad Contable Estática que reflejará como si fuera una foto, el patrimonio de la organización en el momento t=0 de la vida de la misma, es decir, el de su fundación.
A partir de este momento la organización prende sus «engranajes» y comienza a funcionar, razón por la que ese patrimonio ya no será igual en cada instante, generando variaciones que analizaremos en el próximo capítulo.
Te sugerimos que luego de la lectura y comprensión de este capítulo realices las actividades prácticas de autoevaluación que te proponemos. Si podés resolverlas satisfactoriamente estás en condiciones de avanzar al próximo capítulo. De lo contrario te recomendamos volver a analizar los temas que te presentaron mayores dificultades.
Variaciones patrimoniales
En este capítulo vamos a partir de la igualdad estática con la que cerramos el capítulo anterior, la que correspondía al momento inicial de la vida de la organización y analizaremos juntos cómo impactan en sus distintos componentes los hechos económicos que se van produciendo a lo largo de un período. A esas sucesivas modificaciones que van transformando los elementos patrimoniales iniciales con los que contaba la organización en el momento de su fundación, las denominaremos variaciones patrimoniales. La comprensión de este tema resulta clave para que a partir de aquí puedas razonar por vos mismo el impacto que tendría en el patrimonio de una organización cualquier hecho económico en el que la misma se encuentre involucrada.
Veamos el siguiente resumen de la historia de la contabilidad para volver a contextualizar cómo el flujo de patrimonio afecta a las instituciones, y qué métodos se fueron desarrollando a lo largo de la historia para tener control sobre estos movimientos.
Hacia el final de este capítulo, conocerás los principios rectores del Método de la Partida Doble, aquel que en el capítulo anterior te contáramos fue creado por Fay Lucca Paccioli en Venecia en 1494, y que hasta nuestros días es el método con el que traducimos los hechos económicos al lenguaje contable.
Si bien nuestro objetivo a lo largo de todo el material será que vayas razonando las distintas situaciones y su reflejo contable, por ser la partida doble una convención, tendrás que recordar, al igual que en la escuela primaria lo hiciste con las tablas de multiplicar, en qué casos un elemento patrimonial o de resultados se debitará o se acreditará en los registros contables. Por ello te recomendamos que el cuadro que está en el tema 6.3, lo memorices tal como si fuera la letra de tu canción favorita. Sin ello no podrás realizar las registraciones que te proponemos en los capítulos siguientes.
Al finalizar la lectura del material te sugerimos realizar las actividades prácticas de autoevaluación. Si lográs resolverlas satisfactoriamente, estarás en condiciones de pasar al capítulo siguiente. De lo contrario te sugerimos volver a la lectura e intentar una mejor comprensión de los temas.
Imputación de resultados
Como analizamos en el capítulo anterior, una vez que las organizaciones inician sus actividades no las detienen jamás, salvo que se deseara cerrarlas. Pero si esperáramos al momento de cierre de la organización para saber cómo nos fue, incluso para saber si ganamos o perdimos y si cumplimos los objetivos propuestos al fundarla, ya sería demasiado tarde. La contabilidad es, tal como lo mencionamos en el capítulo 1, una herramienta de información que pretende que vayamos teniendo en periodos de tiempo actualmente cada vez más cortos, información útil para ir corrigiendo o cambiando el rumbo y así intentar alcanzar los fines deseados.
Este propósito implica dividir artificialmente la vida de las organizaciones en períodos y poder atribuir los resultados logrados a uno u otro de esos períodos. Esa atribución a un período se denomina imputación, término propio de la jerga contable y que vas a incorporar a tu vocabulario a partir de ahora.
Para atribuir esos resultados existen dos criterios conocidos. Por un lado el criterio de lo «devengado» y por el otro el criterio de lo «percibido». Ambos son opuestos y son como una lente a través de la que se ven las transacciones que realiza la organización y su imputación a un periodo u otro. Si bien te hacemos conocer la existencia de ambos criterios, te advertimos que el primero es el que convencionalmente se utilizará para asignar los resultados a períodos en el sector privado y por lo tanto el que emplearemos en esta asignatura. El segundo es el que utiliza la contabilidad pública. Son como dos paradigmas completamente diferentes que tornan el concepto de resultado en un concepto subjetivo, pues dependerá del criterio de imputación empleado, el resultado que obtendremos.
El criterio de lo devengado resulta, junto con los principios de la partida doble que analizamos en el capítulo anterior, un elemento clave para que puedas realizar tus primeras registraciones en los próximos capítulos.
Te sugerimos que a continuación realices las actividades prácticas de autoevaluación, para detectar, a través de ellas, si has comprendido la aplicación del criterio de lo devengado en la imputación de las variaciones patrimoniales.
Las fuentes de información del sistema contable
En este capítulo analizaremos las distintas fuentes de información contable. El procesamiento contable tiene una etapa de carga de datos, es decir un input, en el que ingresan los datos a procesar. Se trata de un proceso que es el eje de la tarea contable, en la que se traducen esos datos a lenguaje contable para poder agruparlos y registrarlos. Finalmente se llega a un output en el que la información procesada se transforma en los informes destinados a los diferentes usuarios.
En este capítulo nos dedicaremos al input, es decir al tipo de datos que le interesa procesar al sistema contable, dónde y cómo obtenerlos y qué requisitos deben cumplir para ser aceptados como fuentes de información.
Es un capítulo que tiene un alto contenido jurídico, pues gran parte de la documentación fuente de datos contables está regulada por disposiciones legales que rigen relaciones civiles y comerciales de las organizaciones entre sí y con los particulares. Los conocimientos que pretendemos adquieras en este capítulo no solo te resultarán útiles para el procesamiento contable sino que también favorecerán tu formación como consumidor, pues en cada una de nuestras transacciones domésticas tuvimos o tendremos contacto alguna vez con estos documentos. Cualquier sujeto particular en algún momento tendrá que conocer la importancia e implicancias económicas y jurídicas del uso de una factura, un pagaré, cheque, recibo, contrato de alquiler, notas de débito y crédito entre otros.
Te invitamos a conocer estos documentos pues entendemos que es un aprendizaje que va más allá de las competencias de la disciplina contable y a la vez con la perspectiva de su aplicación en los capítulos sucesivos en los que serán el insumo básico del procesamiento contable.
A continuación te recomendamos realizar las actividades prácticas de autoevaluación con las que podrás darte cuenta si comprendiste los temas antes de avanzar al capítulo siguiente.
El procesamiento contable
Tal como te indicamos en el capítulo anterior dedicado al input de los datos contables, en este capítulo al igual que en el siguiente vamos a dedicarnos a la etapa central de la tarea contable que es el procesamiento de los datos cargados.
Ese procesamiento implica en un primer lugar la traducción de los datos que llegaron a la organización a través de distintos medios, al denominado lenguaje contable. Ese lenguaje contable posee diferentes herramientas, algunas de las cuales ya las conociste en capítulos anteriores como es el caso de los principios de la partida doble y el criterio de lo devengado. Nos falta conocer una herramienta más que es indispensable al igual que las anteriores para el procesamiento: las cuentas. Las cuentas van a actuar como acumuladores de información homogénea, es decir de lo que ocurra con algún elemento activo, pasivo o de patrimonio neto en particular, a lo largo de la vida de la organización.
Al igual que en cualquier organización observamos manuales de procedimientos que indican cómo actuar ante determinadas situaciones, en la contabilidad existen los manuales de cuentas.
Habrás podido observar que en una estación de servicios existe un manual de procedimientos para actuar en casos de incendio. Del mismo modo en las organizaciones existen los Manuales de Cuentas que indican a quien debe realizar el procesamiento, qué cuenta utilizar y cómo emplearla.
En este capítulo además de conocer qué son las cuentas y como agruparlas, observarás un manual de cuentas tipo, que será el que emplearás en los capítulos siguientes para las registraciones que tengas que realizar con el propósito de reflejar contablemente los hechos económicos que impactarán en el patrimonio de la organización con la que trabajaremos.
Cada organización tiene su manual de cuentas, por lo que a partir de ahora, si vas a imputar documentos a una organización, no te olvides de pedirlo antes de comenzar a trabajar. De lo contrario la tarea no llegará a su fin exitosamente, pues no sabrás dónde quieren los usuarios de la información que acumules los datos relacionados con algún elemento patrimonial o de resultados en particular.
Tanto el plan de cuentas como el manual de cuentas te permitirán, a la vez que ir entendiendo el funcionamiento de las cuentas, ir incorporando a tu formación algunos términos propios de la jerga contable.
Luego de leer este capítulo no vas a hablar más de autos o de vehículos, sino que los vas a llamar rodados, entre otros ejemplos.
Te invitamos a continuación a realizar las actividades de autoevaluación tendientes a observar si has comprendido el rol de las cuentas en el procesamiento contable.
Registración de las variaciones patrimoniales
Luego de leer el capítulo 6 vas a poder realizar tu primer registro contable o asiento.
En este capítulo vas a conocer cuáles son los registros o libros más usuales en los que se vuelca la información contable para procesarla.
Si repasamos qué conocimientos previos son necesarios para poder razonar cómo encontrar el reflejo contable para los diferentes hechos económicos que hoy vas a registrar por primera vez te indicamos:
1. Conocer los elementos patrimoniales y la igualdad estática (capítulo 1).
2. Conocer los principios de la partida doble (capítulo 2).
3. Conocer el criterio de lo devengado y las variaciones patrimoniales (capítulo 3).
4. Conocer las fuentes de la información contable y su traducción a las cuentas (capítulos 4 y 5).
5. Conocer los registros contables en los que se van a llevar a cabo las anotaciones.
Es decir que en este capítulo aprenderás a realizar los primeros registros en el libro diario y en el libro mayor que son los dos más comúnmente usados y para ello es necesario haber comprendido previamente todos los capítulos anteriores.
El libro diario funciona como el diario personal de la organización, pues día a día va contando lo que le acontece a la organización en su vida. Por eso se llama Diario. Pero a diferencia del diario personal de tu vida que vos escribirías, el libro diario se escribe en lenguaje contable y no en un texto en castellano, pues su procesamiento y obtención de información clasificada resultaría imposible.
Las anotaciones en estos libros se denominan asientos, porque provienen del término “asentar”, como sinónimo de anotar. Este es otro término propio de la jerga contable que vas a ir incorporando. Ahora los asientos para vos ya no serán solamente las sillas y los sofás, sino que también pensarás en los asientos contables que son anotaciones tanto en el libro diario como en el libro mayor.
Luego de leer y comprender este capítulo te invitamos a realizar las actividades prácticas de autoevaluación. Si pudiste realizar con éxito las actividades estás muy cerca de la meta. Como habrás visto los temas se van enganchando y saber hacer estas actividades implica haber comprendido todos los capítulos anteriores. De lo contrario, no te decepciones y retrocedé pues seguramente no comprendiste alguno de los cuatro temas planteados como conocimientos previos indispensables.
Culminación del proceso contable
En el capítulo anterior aprendiste a registrar en el libro diario y en el libro mayor todos los acontecimientos o hechos económicos que involucraron a la organización durante el ejercicio económico.
Estamos al final del período y los usuarios de la información contable, sobre todo quienes conducen a la organización, quieren saber cómo le fue. Quieren saber si siguen con la misma actividad para el año que viene o si hacen cambios y en qué rubros. Quieren saber cuánto se vendió, cuantos impuestos tendrán que pagar, si hay que despedir empleados o se podrá invertir en máquinas nuevas. Los proveedores de la organización quieren saber si está en condiciones de cumplir con sus obligaciones y también los bancos. Todos están deseosos de leer el informe contable del final del período bajo análisis.
Pero resulta que todas las registraciones sueltas y dispersas que hicimos hasta el momento en los diferentes libros no sirven para darles esa información. Si quisiéramos entregarles los libros, tal como los fuimos asentando para que se enteren por si solos de lo que nos preguntan, no sería posible pues desconocen el lenguaje contable. Pasarían hojas y hojas sin entender nada.
Para ello tendremos que proceder primero a cerrar las cuentas del mayor, es decir sumarlas y restarlas para obtener una cifra neta de cada una de ellas que se denomina saldo. El listado de todos los saldos de las cuentas nos dará una aproximación a la realidad de la organización. Pero de acuerdo con lo que dijimos en el capítulo 1, la contabilidad debe reflejar la realidad, sin embargo a veces las cifras procesadas pueden tener errores de imputación y no reflejar esta realidad.
Para tomar conocimiento de la realidad será necesario en la etapa previa al informe realizar cotejos de los saldos de las cuentas con las existencias, mediante la elaboración de inventarios, arqueos y conciliaciones, entre otros relevamientos, validando así la información que emitimos.
Ajustadas las cuentas, se procede a decodificar nuevamente la información de lenguaje contable a la lengua castellana, relatando en el balance y en la memoria, los hechos económicos que impactaron en el patrimonio de las organizaciones durante el período y el resultado final. Solo así podrá ser interpretada por los diferentes usuarios internos y externos que desconocen el lenguaje contable.
Tal como te prometimos al inicio de la lectura de este material, en el capítulo 7 ibas a poder elaborar tu primer balance, por lo que has llegado a la meta. Por supuesto que existen mayores complejidades en la reparación de los balances formales que irás aprendiendo en las sucesivas asignaturas del área contable, pero podríamos afirmar que la esencia estará aprendida.
Observarás que el término “balance” ha cobrado popularidad y se utiliza frecuentemente en el lenguaje cotidiano cuando se quiere evaluar la vida de una persona o su trayectoria o un acontecimiento en un período pasado. Precisamente eso es el balance, un relato de lo ya acontecido, pero que sirve también para corregir situaciones del futuro.
A continuación te sugerimos como actividad práctica de autoevaluación la resolución del caso completo para una organización que te proponemos, allí aplicarás todo lo aprendido hasta aquí.